Nicht nur im Rahmen der Ausbildung, also etwa in Form eines Austauschsemesters, sondern auch immer öfters im Berufsleben wird ein mehrmonatiger Auslandsaufenthalt von den Mitarbeitern als erstrebenswert angesehen bzw. vom Arbeitgeber als Voraussetzung für weitere Karriereschritte. Im Idealfall können sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen von der Erfahrung und Weiterentwicklung des Mitarbeiters im Ausland profitieren; in einem Worst-Case Szenario würden die hohen Erwartungen des Mitarbeiters an die Zeit im Ausland nicht erfüllt, woraufhin der Mitarbeiter spätestens nach seiner Rückkehr frustriert das Unternehmen verlässt. Damit es zum beidseitigen Erfolg kommen kann, sollte das entsendende Unternehmen einige Punkte beachten und ideale Rahmenbedingungen schaffen.

Verschiedene Formen von Auslandsaufenthalten

Arbeitnehmern mit dem Wunsch, für eine bestimmte Zeit beruflich im Ausland tätig zu sein, stehen grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten offen. Neben der klassischen Entsendung ins Ausland innerhalb des aktuellen Unternehmens („Expatriation“) ist heutzutage auch verbreitet, dass in Eigenregie Bewerbungen auf Positionen im Ausland gemacht werden, da sich daraus oftmals individuellere Möglichkeiten und Chancen bieten. Mit sogenannten grenzenlosen Karrieren („boundaryless careers“) wird das Arbeiten für verschiedene Unternehmen und das Leben in unterschiedlichen Kulturen bezeichnet. Unter dem Begriff „Self-initiated expatriates“ (SIEs) versteht man man Personen, die ganz unabhängig von bestehenden Unternehmen und auch finanziell selbständig einen zeitlich unbeschränkten Auslandsaufenthalt absolvieren. Meist stehen persönliche, kulturelle oder karrierebezogene Intentionen hinter diesen Entscheidungen.

Die nachfolgend näher dargestellte „klassische“ Auslandsentsendung bezieht sich auf jene Konstellation, in welcher ein Mitarbeiter eines Unternehmens für eine bestimmte Dauer (oftmals 3 Monate bis mehrere Jahre) in einem mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmen im Ausland arbeitet, um danach zum entsendenden Unternehmen zurückzukehren. Ein solcher Auslandsaufenthalt ist für das entsendende Unternehmen und meist noch stärker für den „Expat“ mit hohen Erwartungen an die Zeit im Ausland wie auch an die Situation danach verbunden. Das entsendende Unternehmen ist in Sachen Planung und Organisation des Auslandsaufenthalts gefordert, wobei es nicht ausreicht, sich nur um die sogenannten „hard facts“ wie die Erlangung von Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung oder die Behandlung von sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Themen zu kümmern. Für eine optimale berufliche Tätigkeit im Ausland benötigt der Mitarbeiter gerade während der Anfangsphase oftmals Unterstützung bei der Eingewöhnung an das neue Umfeld (Kultur, Sprache, Besonderheiten der neuen Unternehmensorganisation etc.). Im weiteren Verlauf der Entsendung und insbesondere bei längerfristigen Entsendungen stellen sich auch Fragen nach der optimalen Rückkehr in das Heimatunternehmen sowie zu den Karrieremöglichkeiten danach.

Mehrphasenmodell bei Entsendungen

Damit Auslandsentsendungen von Mitarbeitern möglichst reibungslos ablaufen, in dem entsendenden Unternehmen institutionalisiert werden können und auch für andere Mitarbeiter attraktiv sind, ist es wichtig, die drei Phasen einer Entsendung optimal zu unterstützen. Mit der „Pre-Delegation-Phase“ bezeichnet man die Vorbereitung auf die Entsendung; die Unterstützung während der Entsendung muss in der „Delegation-Phase“ erfolgen und das Expat Management nach der Entsendung wird „Repatriation Phase“ genannt. In der ersten Phase und somit noch vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn bei dem Gastunternehmen sollte der Mitarbeiter und zukünftige Expat auf die neuen Herausforderungen vorbereitet und mit wesentlichen Veränderungen im neuen Land bekanntgemacht werden. Neben einem Besuch des Gastlandes, idealerweise inklusive Besichtigung der zukünftigen Arbeitsstätte, kann auch der Erfahrungsaustausch mit Kollegen mit Auslandserfahrung wertvolle Hilfestellungen - gerade für die erste Zeit im neuen Land - bieten. Je nach persönlicher Situation des Mitarbeiters können in diesem Zusammenhang bereits wichtige Fragen zur Wohnsituation oder in Hinblick auf geeignete Ausbildungseinrichtungen für Kinder und Familie geklärt werden. Fehlenden Sprachkenntnissen sollte ebenfalls bereits vor der Auslandsentsendung durch die Vermittlung der „Basics“ entgegengetreten werden. Im Gastland erfolgen darauf aufbauend Schulungen, um die erlernten Fertigkeiten weiterentwickeln zu können. Selbstverständlich muss im Vorfeld auch ein umfassendes Beratungsgespräch mit dem zukünftigen Expat geführt werden, wobei nicht nur die Aufgaben und Zuständigkeiten während des Auslandsaufenthalts besprochen werden, sondern auch die Perspektiven nach der Rückkehr thematisiert werden sollten.

Während des Auslandsaufenthalts und somit in der Delegation Phase müssen die beiden Unternehmen sicherstellen, dass der Expat bei Bedarf kompetent und rasch vom Gastunternehmen unterstützt wird und gleichzeitig das Gefühl hat, auch vom Heimatunternehmen nicht vergessen worden zu sein. Im Gastland kann dies vor allem durch einen „Paten“ für den Expat erreicht werden. Der Pate erleichtert die erste Zeit in der neuen Organisation und gewährleistet durch den Aufbau eines Vertrauensverhältnisses zwischen Expat und Paten eine (fallweise) Betreuung während des gesamten Auslandsaufenthalts. Vor allem in Hinblick auf die Rückkehr in das Heimatunternehmen kann es für den Expat auch ratsam sein, regelmäßige Heimreisen anzutreten und so den Kontakt zum alten und wieder zukünftigen Arbeitsumfeld aufzufrischen und auch die Weichen für etwaige Veränderungen (idealerweise Aufstiegschancen) nach der Rückkehr zu stellen. In der Repatriate Phase schließlich muss der Mitarbeiter wieder in seine alte Unternehmensorganisation integriert werden. Aus Unternehmenssicht ist dabei wichtig, dass der Rückkehrer seine spezifischen Erfahrungen aus dem Gastunternehmen in seinem neuen bzw. erweiterten Arbeitsbereich erfolgreich einsetzen kann und auch den – bei einer erfolgreichen Auslandsentsendung regelmäßig guten – Kontakt zum Gastunternehmen weiterhin positiv nutzen kann. Schließlich kann der ehemalige Expat seine wertvollen Erfahrungen an zukünftige Expats im Unternehmen weitergeben und mithelfen, professionelle Auslandsentsendungen im Unternehmen zu institutionalisieren und weiterzuentwickeln.

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